1.4. Los sistemas de información y las instituciones

Tomando en cuenta las ventajas que ofrece la tecnología actualmente, no solo en la parte de Hardware y Telecomunicaciones, sino también en la parte que corresponde al análisis de problemática e implementación de soluciones, ya sea mediante herramientas de diagnóstico o hasta Sistemas Expertos, se vislumbran fuera de un entorno ideal de aprovechamiento, una serie de vetas y resquebraduras importantes al pretender implementar estas soluciones en el entorno gubernamental.

Actualmente los CIO (Chief Information Officers por sus siglas en inglés) o los Gerentes de Información (en el entorno tradicional) no pueden ignorar los Sistemas de Información porque juegan un papel crítico en las organizaciones contemporáneas.

Los sistemas de hoy afectan directamente la forma en que los gerentes deciden, planean y administran a sus empleados; y cada vez determinan más qué, dónde, cuándo y cómo se elaboran los productos.

Entender el funcionamiento de una unidad de negocios en cualquier entorno ya sea privado o estatal no es del todo sencillo, por lo que se recomienda partir del análisis global a lo particular, y establecer marcas que nos permitan identificar qué elementos del proceso en estudio pudieran estar comprometidos en uno o más procesos, o que su función dentro del proceso a analizar no sea del todo clara.
En este punto es conveniente tomar anotaciones que nos servirán posteriormente para tomar decisiones después de haber realizado un análisis más detallado sobre dicha función, teniendo siempre como objetivo la simplificación del proceso.
Esto se logra con una metodología de fast-tracking, es decir aprender de la solución, y observar mediante una simulación como se comporta el proceso después de haber aplicado la solución. Cabe mencionar que esta solución puede llegar hasta la eliminación de una función en particular, o el rediseño del proceso en lo general.

A continuación se definen los diferentes tipos de sistemas que se deben de considerar para cualquier negocio o empresa, a manera de enmarcar el entorno jerárquico sin importar el entorno público o privado. Sistemas de Información que apoyan las actividades de planeación a largo plazo de la dirección general de la empresa.

Hasta este punto solo se ha mostrado el paralelismo entre los 2 entornos, acompañado de una sugerencia de ataque para el análisis de los procesos de negocio a nivel gerencial.


Éxito y fracaso de los sistemas de información estratégicos

El desarrollo e implantación de los sistemas de información estratégicos en muchas ocasiones termina en fracaso, lo cual implica un alto costo para la empresa y la pérdida de recursos que se podían haber utilizado en otras alternativas. A continuación se mencionan los principales factores que originan el éxito o el fracaso de los sistemas de información:

Alineación entre los sistemas de información y la estrategia empresarial: muchas organizaciones siguen considerando los sistemas de información como un mero instrumento que simplifica la burocracia sin valorar las ventajas estratégicas que estos presentan. Se debe contar con una panificación estratégica, donde se incorpore la alineación entre los sistemas de información y la estrategia empresarial.

Apoyo de la administración: En muchas ocasiones el desarrollo e implementación de los sistemas de información estratégicos se delega a un área de la empresa y la alta dirección se olvida que los sistemas de información constituyen un arma estratégica, y que siempre se deben considerar. Además debe existir una predisposición a cambiar la organización empresarial si lo requieren los nuevos sistemas de información.

Identificación de las necesidades de información: Algunas empresas implantan las tecnologías de información sin previamente haber realizado un proceso de determinación de las necesidades de información y como éstas pueden ser satisfechas utilizando adecuadamente los sistemas de información estratégicos. Es indispensable una adecuada determinación de las necesidades de información documentada.

Involucración o influencia del usuario final: al diseñar el sistema de información estratégico resulta fundamental contar con la opinión del usuario final, pues el será quien utilice el sistema de información estratégico. Por ello este usuario ha de estar motivado e incentivado a colaborar en el diseño del sistema.

Formación del personal: se requiere siempre la realización de actividades formativas para el aprendizaje de las nuevas herramientas informáticas a utilizar en la empresa para que el personal aproveche al máximo las aplicaciones del sistema de información estratégico.